莫讓“已閱”成為一種習慣
發布日期:2020/3/5 11:04:46 | 瀏覽次數:12431 來源:謝立杰/特發信息光纜制造中心
如今已進入“無紙化辦公”的時代，工作上需領導審批或知悉的事項，往往通過OA予以確認。“OA有個公文，需要您處理一下”、“流程走到您那關了，麻煩審批一下”諸如此類的通知消息，通過微信或電話“飛滿”公司上下。于是，我們點開辦公系統的待讀文件，點“已閱”再提交，一氣呵成。這樣的工作處理速度確實“快”，但未必“準”。
一、“閱前”深思熟慮
無紙化辦公系統給我們的工作帶來了極大便利的同時，逐漸暴露了不足，我們容易被繁瑣的事項羈絆，導致對辦公系統內的文件重視不足，責任心不強，儼然讓“已閱”成為了一種習慣。這就要求文件或工作指令的閱示者在簽署“已閱”之前要認真閱讀和判斷文件內容或指令要求正誤，對一些重要的文件要留存備查。文件的簽發人員大部分也是文件發起人，要認真思考每一個通過OA發文的文件需要哪些專業、崗位的人閱知、辦理，每一項工作的安排部署是否都有具體的責任人，完成時間和具體標準有哪些等等。
二、“閱時”明確部署
“已閱”應是文件流程閉環、簽發的體現，不能讓工作安排成為“紙上談兵”。在批示文件時，要明確工作安排，包括責任部門、責任人、工作標準等的確定。在安排工作上，要立足工作實際，把上級精神與企業實際結合起來，有針對性、創造性地部署工作，努力在結合中出思路、出特色、出成效。要有責任心，干凈利索，杜絕“差不多”的模糊字眼，簽署同意時要認真檢查文件的指令是否合規、產品結構參數是否匹配，文件應該成為指導辦公或生產流程的明燈，不應該因為審批流程中的某個環節責任人的馬虎，造成后續整個流程的誤差。
三、“閱后”跟進落實
簽署“已閱”后，要強化文件要求的貫徹落實，跟進工作過程的管理，做好實時跟蹤，及時給予必要的指導，糾正跑偏，防止脫離目標軌跡。無論是電話、短信，還是文件通知，在接到一項工作任務時，要理解主旨意圖，吃透文件精神，掌握正確的工作方法，制定完成目標的計劃和措施，列入工作日程表，逐項分解、細化、量化目標，對照工作標準，一項一項落實閉環。不要只停留在“已閱”，讓文件成為一紙空文。
“已閱”本無錯，就怕錯在漫不經心的“已閱”。在我們簽署辦公系統的文件時，一定要秉持認真嚴謹的態度，讀懂、參透文件精神，才能保證文件要求落實“快、狠、準”，別讓“已閱”成為一種習慣，“已閱”應是一份責任。，